Как ответить на приглашение на собеседование, перенести его или отказаться

На приглашение на собеседование отвечают в течение рабочего дня и в том же канале, где оно пришло. Чтобы понять, как ответить на приглашение на собеседование, достаточно короткой формулы: поблагодарить, подтвердить дату, время и формат встречи, задать вопросы для подготовки. Если время не подходит, сразу предложите два-три других варианта.

Сначала приглашение нужно получить – о том, как получать больше приглашений на собеседования, у нас есть отдельная статья. Здесь следующий шаг: что написать, когда письмо уже пришло, и как перенести встречу или отказаться от нее, не испортив репутацию.

Как ответить на приглашение на собеседование: пять правил

Хороший ответ закрывает все вопросы одним сообщением: рекрутеру не нужно переспрашивать, какое время вы подтвердили, в каком формате ждать и придете ли вообще. Это экономит переписку обеим сторонам и создает первое впечатление еще до встречи: с вами легко договориться.

1. Отвечайте в течение рабочего дня. Долгое молчание \= незаинтересованность. Если приглашение пришло ночью или в выходной, ответить в рабочее время нормально.
2. Пишите в том же канале: на письмо письмом, в мессенджере сообщением.
3. В подтверждении встречи должны быть дата и время, формат собеседования, а для онлайн-встречи еще часовой пояс.
4. Поблагодарите одной фразой. Длинное вступление рекрутер пролистает.
5. Вопросы о встрече задайте в том же сообщении. Отдельное письмо через день выглядит рассеянно.

Как не надо → как надо:

● «Ок» → «Спасибо за приглашение! Подтверждаю встречу в четверг, 12 ноября, в 11:00 по Москве. Подскажите, пожалуйста, кто будет на встрече и нужно ли что-то подготовить?»;
● «Хорошо, я подумаю» → «Спасибо! Вернусь с ответом завтра до 12:00»;
● «Уже не актуально» → «Приняла другое предложение, поэтому вынуждена отказаться от встречи. Спасибо за время и интерес к моей кандидатуре».

Шаблоны ответа на приглашение по разным каналам

Текст ответа почти не зависит от канала, меняется оформление. Как ответить на приглашение на собеседование письмом: полностью, с темой, обращением и подписью. На сайте с вакансиями и в мессенджере хватит пары строк, а договоренность по телефону стоит закрепить письмом.

Канал	Что важно	Длина ответа
Письмо на почту	Отвечайте в той же цепочке, чтобы рекрутер видел историю переписки. В подписи оставьте телефон для связи в последний момент	Четыре-шесть строк
Мессенджер	Пишите с аккаунта, где видно ваше имя: рекрутеру сразу понятно, кто ответил	Две-три строки
Отклик на сайте с вакансиями	Отвечайте в чате отклика: там рекрутер видит ответ рядом с резюме	Одна-две строки
Звонок	Запишите имя рекрутера и название компании, попросите продублировать детали письмом	Одна-две минуты

Готовые шаблоны ответа ниже, данные в скобках замените на свои.

Письмо

Если пишете новым письмом вне цепочки, тема письма: «Собеседование на должность [название] – подтверждение».

Здравствуйте, [имя]!

Спасибо за приглашение. Подтверждаю встречу [дата] в [время] по московскому времени, [онлайн / адрес].

Подскажите, пожалуйста, сколько продлится встреча, кто в ней участвует и нужно ли что-то подготовить?

[Имя Фамилия], [телефон]

Сообщение в мессенджере

[Имя], добрый день! Спасибо за приглашение, [дата] в [время] мне подходит. Пришлите, пожалуйста, ссылку на встречу.

Ответ в отклике на сайте с вакансиями

Спасибо, подтверждаю собеседование [дата] в [время]. Подскажите, нужно ли что-то подготовить?

Звонок

Спасибо, [дата] в [время] мне подходит. Пришлите, пожалуйста, детали письмом: адрес или ссылку и ваш контакт.

Письмо после звонка защищает от путаницы: на слух легко перепутать дату или адрес. Если оно не пришло до конца дня, напишите рекрутеру сами.

Что уточнить у рекрутера до встречи

Спросите о том, без чего нельзя подготовиться: где и как пройдет встреча, сколько она займет, кто будет с вами говорить, какой это этап и что принести. Все вопросы уместно задать одним сообщением в ответе на приглашение. Ниже готовые формулировки, их можно вставить в ответ целиком.

• формат встречи: «Встреча будет онлайн или в офисе? Пришлите, пожалуйста, ссылку на встречу или точный адрес»;
• длительность: «Сколько времени заложить на разговор?»;
• участники: «Кто будет на встрече: только вы или также руководитель и команда?»;
• этап: «Это первый этап? Сколько этапов отбора всего?»;
• задание: «Нужно ли что-то подготовить: портфолио, кейс, тестовое задание?»;
• контакт рекрутера: «Как с вами связаться, если планы изменятся?».

Ответы на эти вопросы – уже половина подготовки. Встреча с руководителем отдела потребует разбора задач и кейсов, разговор с рекрутером – рассказа о мотивации и опыте. Как готовиться дальше, подробно рассказываем в большой статье о собеседованиях.

Как перенести собеседование

Чтобы перенести собеседование, напишите рекрутеру сразу, как узнали о накладке. Назовите причину одной фразой и предложите два-три других удобных слота. Перенос нормален при болезни, рабочем форс-мажоре или пересечении с другой встречей. Настораживают второй перенос подряд и просьба в последний час.

Формулировки могут быть совсем короткими: «заболел», «срочный выезд к клиенту», «совпало с другой встречей».

Чтобы заранее предупредить, не ждите утра дня встречи: за сутки рекрутер успеет перестроить расписание. Если до начала меньше часа, лучше позвонить, сообщение могут не успеть прочитать.

Слоты предлагайте конкретные: «вторник после 14:00» удобнее, чем «любой день на следующей неделе». Когда рекрутер назначит другое время, подтвердите его так же, как первое приглашение.

Шаблон для переноса встречи:

[Имя], добрый день! К сожалению, не смогу прийти на собеседование [дата] в [время]: [короткая причина]. Можем перенести встречу? Мне подходит [вариант 1], [вариант 2] или [вариант 3]. Извините за неудобство.

Как отказаться от собеседования

Как отказаться от собеседования вежливо: написать в том же канале, как только решение принято, поблагодарить, назвать причину одной фразой без подробностей. Главное правило – не пропадать: короткий отказ сохраняет репутацию и контакт с рекрутером, который еще может пригодиться.

Как назвать причину:

• приняли другой оффер: «Я принял(а) другое предложение»;
• после разговора с рекрутером вакансия перестала подходить: «Понял(а), что задачи позиции расходятся с моими планами»;
• изменились планы: «Обстоятельства изменились, сейчас я не рассматриваю смену работы».

Шаблон отказа от собеседования:

[Имя], добрый день! Спасибо за приглашение на собеседование [дата]. [Причина], поэтому вынужден(а) отказаться от встречи. Буду рад(а) связи, если появятся другие вакансии по моему профилю.

Если отказываете уже после встречи или после оффера, пригодятся шаблоны о том, как отказать работодателю после собеседования.

Как понять, что приглашение подозрительное

Настоящий работодатель на этапе приглашения ничего не просит, кроме подтверждения времени. За найм платит компания, кандидат не платит ничего. Если в переписке речь зашла о деньгах, документах или кодах из СМС, остановитесь и проверьте, кто вам пишет.

Признаки, по которым выдают себя мошенники:

• просят оплату обучения, формы или «проверки документов»;
• просят данные карты или код из СМС;
• зарплата сильно выше рынка, требований к опыту нет;
• нет названия компании, сайта и контактов, которые можно проверить.

Подозрительное приглашение с первыми двумя признаками почти наверняка пишут мошенники, переписку лучше прекратить. Два последних тоньше: у небольшой компании может не быть сайта. Здесь поможет проверка компании до встречи, о ней у нас есть отдельная статья.

Частые ошибки при ответе на приглашение

Пять ошибок, которые портят впечатление еще до встречи:

• Долгое молчание. Рекрутер ведет нескольких кандидатов сразу и отдаст время тому, кто ответил первым.
• «Ок» на письмо с двумя вариантами времени. Рекрутер не знает, какой слот вы выбрали, и пишет еще раз.
• Не уточнить формат встречи. Легко приехать в офис, когда вас ждут по видеосвязи, или наоборот.
• Согласиться на неудобное время. Потом придется просить перенос, хотя другой слот можно было предложить сразу.
• Пропасть вместо отказа. Неявку запомнит и компания, и сам рекрутер, который через год может работать уже в другом месте.

Чек-лист: перед тем как отправить ответ

Пробегитесь по списку, прежде чем нажать «Отправить»:

• отвечаете в течение рабочего дня;
• в том же канале, где пришло приглашение;
• есть благодарность;
• подтверждены дата, время, формат;
• заданы вопросы о встрече;
• встреча записана в календарь с напоминанием;
• нет опечаток в имени рекрутера и названии компании.

Если все семь пунктов на месте, отправляйте. Напоминание за час до встречи оставит время проверить ссылку, камеру или маршрут.

Заключение

Хороший ответ на приглашение короткий, быстрый и с вопросами, которые помогут подготовиться. Перенос и отказ – нормальная часть поиска работы, если предупреждать заранее и не пропадать. Шаблоны из статьи закрывают все три ситуации: сохраните их, и следующий ответ займет пару минут.

Приглашений становится больше, когда резюме совпадает с требованиями вакансии. Проверить резюме можно в NETWRK: бесплатный первичный анализ дает общие выводы и основные замечания.